Najbolji proces planiranja kod izgradnje društvenih zajednica

Planiranje izgradnje društvene zajednice.

Prijatelj mi postavlja pitanje:što treba napraviti za organizaciju zadruge? Većina ljudi bi spomenula pravila pravne prirode,pa bi smatrao kako je to sve u redu. Međutim,rad u odnosima s javnošću nas uči kako dolazak do jedne situacije treba napraviti mnogo malih koraka. Obično te korake postavljamo kroz pitanja. Pokušavamo napraviti pregled svih kutova koji bi nas mogli interesirati.

Neke postavke su bile u redu,ali sam postupak je bio malo pogrešan i nemoguć za provesti. Znate,vječiti je problem dati jasnu sliku nečemu što je društveno/social. Morate se pripremiti na mogućnost promjene za 180* u suprotnom smjeru,jer samo tako je moguće organizirati posao. Opet imate pojedince,stekholdere,koje treba posebno zadovoljavati ,itd.

Najzahtjevniji posao,za mene,jeste planiranje zajednice. Zašto? Bez obzira koliko željeli nešto kvalitetno uraditi ,uvijek imate problema sa realizacijom. Prihvaćanje zajednice,razumijevanje,slijeđenje i sve ostalo nije nimalo lako.

1. Uvođenje

Svako stanje ima svoje mogućnosti uvođenja u novi poslovni ciklus. Na trenutno stanje se pronalazi najbolji mogući način promjena. Uvijek počinje sa prvom impresijom,zatim komunikacija,pa zajednički interes,a sve sa potrebom o povećanju učešća i aktivnosti za 75%.

2. Planiranje i projektiranje zajednice

Napraviti program je jednostavno, ukoliko se orijentiramo na sustav koji nas interesira,ali nikad ne postoji ista percepcija interesa za sve uključene u zajednicu. Zajednica je nekada u drugačijem trendu od one koje vas interesira. Interesiranje i trendovi zajednice su posebno osjetljivi na trenutno stanje eksternih javnosti. Tako vam se može dogoditi situacija gdje nešto gradite,ali ne možete provesti,jer se situacija u društvu promijenila u nekoliko sekundi. Kako se nešto može promijeniti u „nekoliko sekundi“? Jednostavno,potreba lokalnog političara da vas blokirati i pretvori u mrtvo slovo na papiru. Blokade,podmetanja,pa čak i tužbe.

Kod odnosa s javnošću je bitno biti spreman i zbog toga se postavljaju pitanja na koje trebamo što iskrenije odgovoriti. Skup svih odgovora se gradi vizija nečega što želimo da radimo.

Odnosi s javnošću su uvijek orijentirani na pitanja,a neka su:

• Koja razina sudjelovanja je za vas bitna?

• Kako prepoznati sudionike?

• Kakvu komunikaciju koristiti?

• Faze u procesu angažiranja.

• Resursi?

• Koja su ograničenja?

• Koje su pravovremene povratne informacije i upute?

• Kako odabrati djelotvornu metodu?

• Koja metoda je funkcionalnija?

Što je svrha i opseg proaktivnosti?

Svakako su potrebne i neke pretpostavke ,kod samih angažiranih i osoba koje rade u odnosima s javnošću. Neke od kvalitetnih jesu i ove koje smo naveli. Postoje i neke druge,ali nisu toliko česte.

Kod velikih praktikanata odnosa s javnošću potrebne su neke kvalitete:

1.         Strast

2.         Organiziranost

3.         Ciljanje

4.         Vjernost

5.         Proaktivnost

6.         Kreativnost

7.         Znati sa medijima

8.         Strpljenje

Svakako je potrebno izgraditi viziju,pa dodati malo misije i strategije i dobijete preglednu sliku onoga što imate namjeru raditi. Većinom se događa preskakanje ovakvog načina rada,pa imamo problema sa realizacijom.

Proces je smišljen kako bi:

• Identificirali prioritete i što treba napraviti?

• Komunicirati konsenzus o prijedlogu ili planu?

• Obavijestite donošenje odluka ili uslugu isporuka zajednice, vijeće ili odjel?

• Razvijati nove načine suradnje i provedbeni elementi Zajednice Plan?

• Pregledajte napredak na planu Zajednice?

Izloživši jasnu svrhu koja će vam pomoći identificirati angažman, ciljeve, očekivane ishode i pomoći utvrditi opseg i dubinu praktičnosti. To može biti  u rasponu od konzultacije s sudjelovanjem u odlučivanju do zajedničke i dobrovoljne skupine,koji  isporučuju projekte i usluge. Pružanje informacija o prijedlozima, planovima ili uslugama je dio svakog komunikacijskog plana za proaktivnu potporu. Zajednica će često imati potrebu mijenjanja planova,a za to je potrebno odrediti:

Sadržaj

1. Uvod

2. Planiranje i projektiranje  privrženosti zajednice

3. Standardi kvalitet za zajednicu-angažman

4. Online alat za usmjeravanje angažmana  (Aktivnost – glas)

5. Alati za pomoć odabranih postupaka

6. Metode i tehnike

7. Resursi

Korisnici,aktivisti i sredstava u partnerstvu,to je najosnovanije razina angažmana. Možemo organizacijsku strukturu postavljati kako želimo,ali je ovo osnova koju moramo znati. Moramo znati,kome pogodujemo,koji  su naši aktivisti i podržavali i moramo znati kolika su nam sredstva za taj plan.

Možete planirati organiziranje i sa savjetnicima,a to je jako važno kod usmjeravanja i proširivanja organizacije. Neki to izbjegavaju,jer misle kako im to poskupljuje poslovanje. Međutim,moraju biti svjesni kako time dobivaju kvalitetne zagovornike,koji više donose. Savjetnici u partnerstvu kroz njihovo sudjelovanje u konzultacijama, radnim skupinama i ocjenjuju postupanje, koji traže svoje smjernice i povratne informacije.

Suradnici kod upravljanja, kao članovi foruma i upravnih skupina, koje djeluje uz nadzor osoblja, napredak na partnerskim aktivnostima. Možete i tako organizirati zajednicu. Pronađete skupini aktivnih pojedinaca u zajednici i povjerite ima važan zadatak,pomoć svojoj okolini. Okupite nekoliko zainteresiranih tvrtki i ponudite im suradnju na zajedničkim ciljevima. Njima omogućite reklamu,a vama dosljedan rad.

Odluka uprave trebate prvenstveno donositi kroz svoje članstvo u partnerskoj zajednici, ali ih treba donositi kada se periodično odvijaju  konzultacije o strateškom izboru i drugim važnim odlukama.

Dostavljačima projekata i programa dozvoliti učešće na ime partnerstva i kao lokalni nasljednici tijela koja razvijaju  preuzete projekte i programe iz partnerstva.

Zajednica -plan razvoja

Identificiranje drugih načina razmišljanja o različitim razinama uključenosti:podržavaju kako bi im se uključili smisleni.

Zajednica i dobrovoljni sektori su vješti u pružanju podrške  – ali možda ćemo trebati veći pristup resursima.

Kojoj razini sudjelovanja se  nadate  postići?

Zajednica zainteresiranih strana mogu sudjelovati u raznim putovima i različitih razina utjecaja, u

identificiranju potreba, stvaranju rješenja, planira nove inicijative i isporučuju usluge

Akcijski plan ima za cilj podići razinu i kvalitetu sudjelovanja na lokalnoj razini te potaknuti lokalnu zajednicu identificirati rješavanje pitanja i problema kroz proces planiranja zajednice

Identificiranje dionika je odličan posao za odnose s javnošću,jer na taj način provjeravaju svoje postavke o zajednici i provjeravaju sve elemente koji se nalaze u društvu.

Svaka zajednica će biti sastavljena od niza interesnih skupina. To može uključivati:

• lokalno stanovništvo ili područno, temeljen na grupama

• interesne zajednice

• grupa temeljena na vjeri

• rasne, etničke i kulturne grupe

• lokalna zajednica i dobrovoljne grupe

• virtualne grupe

To će biti važno iskoristiti nizom mehanizama i putova, kako bi se olakšala najšira sudjelovanja,koja  je moguća iz tih interesa. Razvoj lokalne zajednice i mreže podrške iste organizacije trebaju biti uključeni u identificiranju dionika u zajednici, njihovim interesima, a treba odrediti kontakte kako najbolje da surađuju s njima.

Pitanja za razmatranje uključuju:

• Kakav utjecaj, problem ili prijedlozi će imati  interesne skupine?

• Tko zastupa te interesne skupine?

• Već postoje mreže ili zajednice, oblici komunikacije?

• Postoje li praznine u informacijama, koje bi mogle biti priključene putem lokalnih znanja,premostive ili ne?

• Relevantni zakonodavni postupci kod  spolova.

Posebne potrebe kod odnosa s javnošću su:

1.         Budite informirani

2.         Savjetovati

3.         Biti upitan

4.         Komentirati odluke

5.         Angažiranost

6.         Razvijanje rješenja

7.         Isporuka usluge

8.         Partnerstvo

Uključenost: svladati prepreke angažmana

Pri planiranju  procesa morate priznati raznolikost, identificirati svaku potencijalnu barijeru i dizajn procesa, kako bi se smanjile prepreke, ako je moguće. Kako (ne) isključiti? -pruža korisno pitanje za daljnji rad.

Potencijalne prepreke za razmatranje dizajna organizacije,pitanja koja treba uzeti u obzir:

• kapacitet i sposobnost različitih dionika za sudjelovanje u organiziranju.

• “Teško je doći do njih-skupina ‘, kao što su mladi ljudi, stariji ljudi, manjinske skupine ili socijalno isključenih skupina

• Razne zajednice -infrastrukturne

• Osporena ili podijeljena zajednica

• Ruralna izolacija

• Rupe u informacijama

• Pismenosti i računanja razine i dominacija usmene kulture

• Tehnike i angažman metode koje se koristi

• Potreba za samostalnim olakšicama

• Mjesto i pristupačnost mjestu

• Broj i vrsta angažmana zbivanja

• Zahtjevi prijevoza

• Brigu o djeci, koja je potrebna

• Oblik i sadržaj komunikacije i promidžbeni materijali

• Tumači i potpisnici

• Potreba za vanjskom aktivnosti

Faza u procesu angažmana?

Važno je uzeti u obzir u kojoj ste fazi angažiranog procesa i kako svaka faza ili događaj pridonosi ciljevima cjelokupnog angažmana – različiti oblici komunikacije,informacije i angažmana, metode će biti prikladnije ovisno o fazi svog:

1.         Procesa angažmana.

2.         Informacije.

3.         Komunikacije.

Komunikacijski materijali trebaju biti slobodni od žargona u jeziku. Dostupne u svim oblicima i pod uvjetima  u drugom jeziku, ako je prikladno. S obzirom na jaku usmenu tradiciju u mnogim zajednicama pojedinci mogu raspraviti pitanja iz prve ruke od neprocjenjive vrijednosti.  Koristite postojeće društvene  mreže i oblike komunikacije . Objavite događaje i utvrdite mogućnosti. Uskladite ili držite kombinirane događaje za veći utjecaj na javnost.

Koje vrijeme i resursi su vama dostupni?

Sljedeće vrste sredstava,će biti potreban, za većinu oblika angažmana:

• Ulaz od strane novog osoblja, volontera i drugih zainteresiranih javnosti;

• Dodatne informacije ili brifing radove na probleme (i) ili planski prijedlozi;

• Nezavisne olakšice;

• Komunikacija i promocija, mjesto najma, promet, brigu o djeci, prijevod;

• Ispis i cirkularna izvješća o izlazu procesa i pružanje povratne informacije;

• Resursi lokalne zajednice i dobrovoljnim skupinama uz podršku ljudi u razumijevanju i odgovor na informacije i prijedloge;

Komisija za istraživanje, trebaju;sazivati sastanke;pripremiti radove, izvješća ili prijedloge.

Ograničenja

Ograničenja bi trebali bi biti jasno i otvoreno naglašena i posebno označena. Saznati što je ograničenje vremena, financija i dostupnija sredstva. Jesu li neka pitanja ili nisu za raspravu ? Povjerljive informacije ili dostupne proračune i resurse trebate jasno odrediti? Neki od ovih navedenih ograničenja mogu biti izazvani i  trebali bi  biti spremni za objasniti zašto oni postoje. Pravovremene povratne informacije i naredni koraci prema svim sudionicima u bilo kojem stadiju angažmana se treba sprovesti. Svi  trebaju biti informirani  ili ponuditi  im priliku oblikovati sljedeću fazu ukupnog angažiranog procesa.

Proces angažmana . U određenim informacijama će biti potrebno:

• Kako i kada će se osigurati povratne informacije;

• Ostali elementi ili procesi angažmana;

• Kako i kada će se odluke donijeti;

• Ostale mogućnosti zapošljavanja,

• Osjetiti probleme zajednice / skupine ,koji mogu biti dobrovoljni sudionici u fazi implementacije.

Uslijed evolucije projekta pronaći nove suradnike koji će podržati aktivnost. Važno je komunicirati povratnu informaciju,koja je dovela do sadašnjeg stanja.  Pridonosite ili poboljšate ukupne rezultate angažmana.

English: Transactional Model of Communication (Photo credit: Wikipedia)

Fleksibilnost u procesu

Fleksibilnost je bitna kod planiranja – Kontekst možete promijeniti, dionici mogu osporiti angažman, pitanje opsega ciljeva,metodologija ili zahtijevaju više informacija, posebno vrijeme ili njihove vlastite izvore vizijski procesa. Prvenstveno treba uzeti zadržavanje i razvoj smisla angažmana s dionicima.

Ukoliko smo nešto zaboravili slobodno nam javite na: @Blazenko72, OsJob Communication Fan Page, blazenko72@gmail.com