10.postavki za bolje delegiranje

OsJob komunikacija

OsJob komunikacija

Dva slona znaju više od samo jednog slona. Upravo to je i naša tema o delegiranju na poslu. Sada bi mnogi rekli: eh kad bi to moglo proći i kod nas,moj to šef nikad ne bi dozvolio,imam nekog krkana od šefa-to on ne zna ni napisati.

Delegirati posao ili projekt i nije toliki problem,koliki je problem u našim glavama. Uvijek se upitamo jesmo li pravoj osobi dali pravi zadataka i kako će se to odraziti na posao. Znači,problem ili pitanje je više psihološki negoli je stvarna bojazan o poslu.
Imali smo situaciju ,kod savjetovanja jedne male organizacije,gdje je vječiti problem bio tko će i što napraviti. Organizacijska struktura je postavljena sa slabim liderom,jakim pomoćnikom,više dobrih individualizacija (ali nikako koordiniranih) i nešto izgubljenih slučajeva. Ovi izgubljeni slučajevi su pojedinci koji su ušli u organizaciju,ali bez neke smislene vizije i pretpostavke kako bi mogli unaprijediti poslovni proces. Budući su bili svjesni svega toga,bili su na distanci i jako tihi,što je opet bilo olakšanje u pokretanju posla. Ovdje smo kao odnosi s javnošću pokušali dizajnirati sustav koji bi bio bizaran na projektima. Sama organizacija bi imala koristi,jer ni lider nije imao volje i želje zaustavljati proces djelovanja. Situacija se lako mogla pretvoriti u problem u trenutku našeg ishitrenog djelovanja i nametanja nekih bržih smjernica u poslu. Budući svi djelatnici nisu bili uvježban tim,a načini komunikacije,projekata,poslovanja nisu bili na zavidnom nivou. Prepustili smo slučaju i njihovom dogovoru sam izbor ciljeva,ali je tu bio problem što svi uključeni u organizaciju nisu imali treniranja vještina za provedbu ciljeva. Pokušaji uspostavljanja pravila igre i izbor brainstorminga za lakše pokretanje posla nije uspio iz prvog pokušaja. Kasnijim oglašavanjem komunikacije jednostavno su uvidjeli prednosti takvog načina rada. Najveći je problem bio:kako objasniti lideru organizacije da delegira projekte/poslove?
Započeli smo sa jednom listom aktivnosti koje smo posebno objašnjavali prvo lideru,a poslije i svima ostalima. Proces komunikacije nije uvijek išao glatko. Neki su bili lakši kod primjene novih tehnika,ali što je začuđujuće,najviše smo problema imali sa visokoobrazovanim kadrom organizacije. Čak je slabija obrazovna struktura lakše prihvaćala promjene. Odnosi s javnošću su ipak proces,koji ima svoje alate. Dogovorili smo se za promjenu pristupa komunikaciji i pojednostavnili smo strukturu djelovanja,čime smo omogućili visokoobrazovanima bolju poziciju u izboru projekata. Samo smo na taj način mogli riješiti problem u zastojima i aktivnostima.
Obratili smo se lideru i njegovim pomoćnicima sa spiskom potrebnih definicija i razmišljanja o načinima delegiranja posla,a time smo samo željeli učvrstiti promjene koje su bile nužne.
Postavka 1: je počela sa pitanjima.
1.Uzmite jasno zašto je delegiranje važno za vas osobno?
2.Koliko vam je potrebno vremena i prostora ?
3.Možda bi više članova ,organizacije, dobro došlo?
4.Kako će se to odraziti na korištenje resursa?
Postavka 2. Identificirate svoje i vrijednosti samih aktivnosti.
Postavka 3. Utvrdite zadatke.

Hrvatski: Središnjica elektroničkog djelovanja

Hrvatski: Središnjica elektroničkog djelovanja (Photo credit: Wikipedia)

Postavka 4. Odredite zaposlenike.
Postavka 5. Prepoznate koliko zadataka je potrebno delegirati.
Postavka 6. Prijenos ovlasti je “kristalno jasan”.
Postavka 7. Izaslanstvo.
Postavka 8. Treniranje.
Postavka 9. Praćenje zadatka.
Postavka 10. OPET IZ POČETKA.
Bilo je nužno organizaciju postaviti na širem prostoru djelovanja,jer bi inače bilo problema sa ovlastima ili eventualno sa problemima preklapanja projekata. Postavili smo organizacijske principe prema višem i nižem nivou djelovanja i jasno podijelili ovlasti i smjer prema kojem se ide. Organizirani su na principu dviju kolona,jedna je bila administrativna,a druga je bila aktivno/radna,što je bilo odlično za njihove sposobnosti i samosvijest. Sada je način rada bio jasniji i lakše koordiniran,suradnici su imali dobar pregled za svoje mogućnosti djelovanja,lider je imao više ugleda i bolju poziciju u okruženju,a samim time se i organizacija bolje pripremala za posao. Dvije kolone u organizaciji su mogle demokratičnije i bolje djelovati i to ne samo za njih nego je bilo omogućeno i bolje povezivanje sa okolinom. Bili smo svjesni kako odnosi s javnošću ne mogu sve riješiti,ali su barem malo poboljšali djelovanje. Sada se svakako odnosi s javnošću mogu vratiti svojem primarnom djelovanju u aktivnostima prema medijima i prema institucijama vlasti. Svi drugi segmenti su dobro provedeni i svi su se složili kako organizacija bolje djeluje. Vratilo se zadovoljstvo i bolja suradnja u komunikaciji samih djelatnika,a to je dodatni plus ovakvom radu.
Koji bi bili razlozi za ovakav način rada? To je po našem sudu bio jedini mogući pravi izbor. Sama organizacija nije imala ni vizije,a ni htijenja za promjene. Lider je bio u svom padajućem odnosu prema okolini i internim komunikacijama,a svi su postajali frustrirani takvim situacijama unutar organizacije.
Mogli smo rad svesti na nužne zahvate,ali na taj način bi suzili djelovanje i eventualno otkazali pojedinim suradnicima mogućnost nastavka djelovanja. Želja nam je također bila povećati entuzijazam i zalaganje svih uključenih,ali to svakako nismo mogli napraviti bez svih suradnika.
Neki će možda misliti,kako smo mogli jednostavno ukinuti neke sustave i time riješiti problem. Možda bi to za njih bio plus u načinu rada,ali za nas nije bila opcija,budući su zaposlenici već bili u prisnijim odnosima nego smo ih razumijevali,pa tako bi svako otkazivanje aktivnosti bilo kontraproduktivnoj.

Delegiranje u organizaciji je nužan proces za kvalitetnije i bolje djelovanje. Svakako je potrebno izgraditi demokratičniji i jasniji model u boljem funkcioniranju organizacija. Ovdje smo samo načelno naveli naziv organizacija,jer ne želimo ni na koji način stvarati promociju ili eventualne probleme pojedincima ili organizaciji. Postupak je proveden prema našim zamislima za kvalitetnijim radom,a na osnovi prikupljenih informacija o samoj organizaciji.

Pozivamo sve prijatelje na zajedničku razmjenu informacija o svim sustavima koje ste vidjeli ili ste doživjeli. Javite nam ako imate kakvu dobru priču o organizacijama koje imaju problem i kako biste ga vi riješili.

Kažu kako je svako društvo podložno promjenama,pa tako se i mi moramo mijenjati,ako ne zbog nas,onda barem zbog svoje djece.

Zahvaljujem se svim prijateljima koji su mi javili za ovaj slučaj,oni će znati tko su.

 

Tagged: ,

Odgovori

Popunite niže tražene podatke ili kliknite na neku od ikona za prijavu:

WordPress.com Logo

Ovaj komentar pišete koristeći vaš WordPress.com račun. Odjava / Izmijeni )

Twitter picture

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Twitter račun. Odjava / Izmijeni )

Facebook slika

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Facebook račun. Odjava / Izmijeni )

Google+ photo

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Google+ račun. Odjava / Izmijeni )

Spajanje na %s

%d bloggers like this: